Inscripción o modificación de ficheros en el Registro General de Protección de Datos de la AEPD.

Cualquier entidad, pública o privada, que sea responsable de ficheros que contengan datos de carácter personal, o de su tratamiento, debe obligatoriamente, inscribir dichos ficheros en el Registro General de Protección de Datos de la Agencia Española de Protección de Datos.

• Se debe notificar a la AEPD para que proceda a inscribir el fichero en el registro General de Protección de Datos. El RGPD inscribirá el fichero si la notificación se ajusta a los requisitos exigibles, confirmándolo con la remisión de una carta postal debidamente firmada por el director de la AEPD. En caso contrario, podrá pedir que se completen los datos que falten o se proceda a sus sustitución. Transcurrido un mes desde la presentación de la solicitud de inscripción sin que la AEPD hubiera resuelto sobre la misma, se entenderá inscrito el fichero a todos los efectos, operando en tal caso el silencio administrativo positivo.

• La empresa debe proceder a realizar una auditoría interna en la que una vez detectados todos los ficheros existentes, lleve a cabo la unificación de los mismos, en función de su contenido y finalidad, centralizando su tratamiento y reduciendo así el número final de ficheros a notificar. De esta forma se sigue un criterio lógico de agrupación de ficheros que pudieran asemejarse atendiendo al contenido y finalidad. De esta forma se reduce el número de ficheros a inscribir, además de poder operar con ellos de una forma más organizada y eficaz evitando cumplimentar más formularios de inscripción.
• La empresa podría incurrir en una falta leve o grave, quedando sujeto al régimen sancionador previsto en la LOPD.